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Ziel der Prozessdigitalisierung ist es, Geschäftsprozesse zu erkennen, zu strukturieren und die einzelnen Arbeitsabläufe­ durch Technologie ortsunabhängig, effizienter und nachvollziehbar zu machen.

Unser Weg zu Ihrem Digitalen Prozess

Prozessdigitalisierung as a Service

Prozesse richtig erkennen

Am Anfang steht die Auswahl der Prozesse und Arbeitsabläufe, die durch Prozessdigitalisierung den größten Nutzenzuwachs für Ihr Unternehmen erzeugen.

Konkrete Analyse der Prozesse

Gemeinsam mit den Beteiligten visualisieren und optimieren wir Ihren Prozess. Dabei ergeben sich oft neue Querverbindungen oder Sichtweisen, die ohne die strukturierte Betrachtung des Prozesses im Verborgenen geblieben wären.

Unser Ziel ist es, Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende vollständig durch digitale Lösungen zu unterstützen.

Prozesse in Funktion bringen

Wir setzen Ihren Prozess in digitalen Baukastensystemen in kontinuierlicher, enger Zusammenarbeit mit Ihren prozessbeteiligten Anwender:innen um.

Sie können auch selbst das Know-How erlangen, um die mit uns erstellten Prozesse weiter anzupassen oder im digitalen Baukastensystem selbständig weitere Prozesse umzusetzen.

Fortlaufende Betreuung

Die digitalen Baukastensysteme halten Ihre Prozesse technologisch aktuell, sicher und zukunftsfähig.

Wir begleiten Sie von der Idee über die Umsetzung und Einführung im Pilot-Projekt bis zum Alltagsbetrieb zu pauschalen Preisen.

Strukturen verändern sich: Manchmal plötzlich, manchmal kontinuierlich. Wir stehen bei Bedarf immer als Partner an Ihrer Seite.

Standard­prozesse – Direkt verfügbar

Nicht immer muss ein Prozess komplett neu erstellt werden. Unsere Standardprozesse können wir schnell und unkompliziert für Ihre Anforderungen konfigurieren.

Fuhrpark-Management
Mobil integriert

Fahrzeugakten pflegen: Kilometerstand und Profiltiefe regelmäßig übermitteln, Führerscheinkontrollen durchführen, Schadens- und Unfallmeldungen verwalten, Wartungsaufenthalte planen…
Das und mehr gelingt Ihnen ganz einfach mit unseren Fuhrpark-Management-Prozessen.
Schritt für Schritt laufen die erforderlichen Prozesse ab, die richtigen Ansprechpartner:innen werden mobil informiert und gebeten, Checklisten abzuarbeiten.
Der ganze Ablauf wird automatisch dokumentiert.

Vertragsverwaltung
mit digitaler Signatur

Geschäftsbeziehungen liegen Verträge zugrunde. Daher ist es wichtig, den Überblick über deren Inhalte und Fristen zu behalten.
Mit diesem Prozess gelingt Ihnen das optimal. Sie haben Ihre Verträge schnell im Zugriff, können an unterschiedlichste Fristen erinnert werden, und mit wenigen Klicks Kündigungen aus dem System versenden.

Ihre eigenen Angebote oder Verträge können Sie über die Prozesse an Dritte versenden und digital unterschreiben lassen.

Mängel- und Fotodokumentation,
Protokolle am Bau

Beim Bau und Betrieb von Gebäuden müssen immer wieder Mängel, Wartungen, Störungen und Fotos für die Objekte effizient und nachvollziehbar erfasst und strukturiert verwaltet werden. Unsere Prozesse unterstützen Ihr Team mit reibungslosen, digitalen, effizienten und revisionssicheren Abläufen.

Die Führung von klassischen Protokollen ist sehr aufwendig. Jeder Themenpunkt muss mit seinem Status kontinuierlich fortgeschrieben werden und alle beteiligten Parteien sind auf den aktuellen Stand zu halten. Unsere Prozesse helfen den Überblick zu behalten, aktuelle Informationen schnell zu verteilen und Dokumentationspflichten mit weniger Aufwand zu erfüllen.

Ticket-System

Bearbeiten Sie die Anliegen Ihrer Kunden:innen transparent und effizient. Damit schaffen Sie eine konsistente und nachvollziehbare Supporterfahrung.

Laden Sie Ihre individuellen Auftrags- oder Artikelinformationen und Anfragen aus externen Systemen in die Prozesse zum Ticket-System.

Rechnungseingang und Rechnungsausgang

Behalten Sie den Überblick. Mit diesen Prozessen verwalten Sie Ihre Rechnungen voll digital.

Eingangsrechnungen werden direkt aus E-Mails gezogen oder von Scannern eingelesen. Die Klassifizierung erfolgt durch Texterkennung. Es werden Daten wie Lieferanten, Rechnungsempfänger und -beträge sowie Rechnungspositionen automatisch erkannt. Die Weiterverarbeitung in Freigabe-, Zahlungs- und Buchungsschritten erfolgt unter Berücksichtigung von Duplikat-Erkennung und Zahlungs- und Skontofristen.

Im Prozess für Ausgangsdokumente können Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen in Ihrem Design erstellt und versendet werden. Auch die Beauftragung Ihrer Angebote mittels rechtssicherer digitale Signatur ist als Option möglich.

Alle eingelesenen oder erzeugten Dokumente (Handelsbriefe) werden rechtssicher im Dokumentenmanagement (DMS-) Modul archiviert und können damit schnell aufgefunden werden.

Systeme, Dokumente und Daten
verbinden und archivieren

Der Plattformansatz vernetzt das gesamte Unternehmen: Wir ermöglichen den medienbruchfreien Austausch von Daten, Informationen, Aufgaben und Dokumenten – zwischen Mitarbeitern, Systemen und Partnern.

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Projekt­steckbriefe

Mercer

Der kanadische Konzern Mercer International Inc. betreibt u.a. Werke zur Zellstoffherstellung und zur Produktion von Bioenergie und Schnittholzprodukten. In den drei deutschen Werken wurden umfangreiche Unternehmensprozesse digitalisiert. Seit dem Start der Digitalisierungsprojekte 2015 wurden mehr als 600.000 Vorgänge, hauptsächlich in der Rechnungseingangsprüfung und Genehmigungsverfahren für Bedarfsanforderungen und Dienstreisen sowie zu Investitionsanträgen abgeschlossen. Durch die Einführung dieser Prozesse wurden die Kommunikationswege drastisch vereinfacht und die Möglichkeiten für die Nachverfolgung der einzelnen Vorgänge erheblich erweitert. Seit 2018 erfolgt eine erfolgreiche Folgebetreuung und Weiterentwicklung verschiedener Digitalisierungsprozesse durch pk systems.

Region: Deutschland
Branche: Chemie, Energie, Transport

800+ Benutzer:innen
13 Prozesse
600.000+ abgeschlossene Vorgänge

4Service

Der Berliner Mobilitätsdienstleister 4Service hat seine Automotive-Sparte vollständig digitalisiert. Mehrere Tausend Anträge pro Monat werden seither nicht mehr auf Papier erfasst und händisch in eine Datenbank übertragen. Die Fahrzeugübergaben werden jetzt mit einer Unterschrift auf einem Tablet quittiert und das auch, wenn gerade keine Netzverbindung verfügbar ist. In der Zentrale herrscht keine Callcenter Atmosphäre mehr und eine immens verbesserte Einsicht in Echtzeitgeschäftsdaten erlaubt ein ganz neues Niveau der Planungssicherheit.

Region: Berlin
Branche: Dienstleistungsunternehmen

300+ Benutzer:innen
10 Prozesse
180.000+ abgeschlossene Vorgänge

Lesen die ganze Success Story

PROBIS Workflows

Mit PROBIS Workflows können Gewerke-Rechnungen voll digital geprüft werden. Ein mehrstufiger Workflow ermöglicht die positionsweise Prüfung von Rechnungen mit Zuordnung und Abgleich von Auftragstiteln. Das Modul ist eine nahtlos integrierte Erweiterung für PROBIS, der cloudbasierten Plattform für effektives Projektcontrolling.

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Vincent Pfautsch
Dipl.-Ing.

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