Mühelos Papierlos

In vielen Büros türmen sich immer noch die Aktenberge. Dabei gibt es längst rechtssichere Methoden, Rechnungen und Korrespondenzen zu digitalisieren und zu archivieren. pk systems hilft Ihnen auf dem Weg zum papierlosen Büro.

Rund 35 Milliarden Papierrechnungen werden laut Statistischem Bundesamt jedes Jahr archiviert und verursachen Unternehmern so Kosten im Wert von 3,2 Milliarden €, etwa bei Lagerung, Porto und Papier. Durch ein papierloses Büro (“paperless office”) lassen sich diese Kosten auf einen Bruchteil minimieren. Statt Rechnungen in Papierform abzulegen und zu lagern, werden diese ersetzend gescannt oder direkt rein digital abgelegt.

Die größten Hindernisse sind dabei oft rechtliche Bedenken und Gewohnheit. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) haben jedoch Prozesse integriert, die für Rechtskonformität (etwa nach GoDB und GDPdU) sorgen und ermöglichen so revisionssicheres Archivieren und unverzüglichen Zugriff. Bestehende Unternehmensprozesse müssen kaum angepasst werden: Ihr Workflow kann flexibel im DMS abgebildet werden. Zusätzlich werden Dokumente automatisch analysiert und sind verschlagwortbar. Langwieriges Suchen in Aktenschränken gehört so der Vergangenheit an, mit wenigen Klicks finden Sie die gesuchten Dokumente. Natürlich lässt sich der Zugriff mitarbeiter- und gruppenspezifisch absichern.

Ein typischer Rechnungsprüfungsprozess lässt sich so zu großen Teilen automatisieren: Papierrechnungen können direkt vom Scanner an das DMS geschickt werden, PDF-Rechnungen können direkt bei Eingang importiert werden. Erfasste Dokumente werden manuell und automatisch mit weiteren Informationen und Schlagworten versehen. Zu jedem Prozessschritt können zuständige Mitarbeiter definiert werden, die über zu prüfende Rechnungen oder Freigaben informiert werden. Fristen und Wiedervorlagen sorgen für mehr Übersicht. Relevante Informationen für die Finanzbuchhaltung oder Prüfungen lassen sich einfach per Klick aus dem Dokument extrahieren und sogar an Buchhaltungslösungen wie Datev exportieren — fehleranfälliges Abtippen entfällt.

pk systems ist selbst papierlos aufgestellt und zertifizierter Partner von amagno. amagno ist ein vollumfassendes DMS und lässt sich innerhalb weniger Minuten einrichten und produktiv nutzen. Mehr zu amagno lesen Sie hier. amagno bietet unter anderem die folgenden Funktionen:

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